MP-Global GmbH

Planung


Das perfekt geplante Projekt ohne Hindernisse während des Projektverlaufs verdammt den
Projektleiter zur Untätigkeit. Jeder Projektschritt ist klar, alle Verantwortlichen wissen,
was Sie zu tun haben und wann sie es tun müssen.

Solche Projekte gibt es nicht? Natürlich gibt es sie, und eins ist ganz klar: Je besser die
Planung, desto besser der Projektverlauf. Wir müssen uns zwingen eine genaue
Arbeitsschrittanalyse durchzuführen. Mehrmals müssen die Arbeitsschritte gedanklich
durchgegangen werden und die Übergabeparameter geklärt sein. Dem in der Projektkette
Abgebenden muss deutlich sein, was seine Aufgabe ist, wann er damit fertig zu sein hat
und was er auszuhändigen, abzuliefern hat. Die Erwartung des in der Projektkette
Annehmenden hat mit dem, was er erhält und wann er es erhält, übereinzustimmen.

Ein besonderer Punkt bei der Projektplanung kommt der Kalkulation der Projektzeit zu.
Hier werden oft entscheidende Fehler begangen. Die Zeitangaben der im Projekt
Mitwirkenden überschätzen mit guter Regelmäßigkeit die Dauer ihres Projektabschnitts.
Dies machen Sie bewusst, um sich einen Schutz vor pauschalen Zeitkürzungen zu verschaffen.
Sie planen für Eventualitäten, die bisweilen nur ein einziges Mal aufgetreten sind,
Zeitreserven ein, die nicht benötigt werden. (Es könnte ja sein, dass ...).
Zu allem kommt dann noch die Sicherheitskapazität des Projektleiters hinzu.
Angenommen zwei aufeinanderfolgende Projektschritte dauern je drei Tage, dann schreibt
der Projektleiter die Gesamtzeit mit 8 Tagen in den Plan (3+3=8). Dies tut er offiziell,
weil er Zeit für die Übergabe und Synchronisation benötigt. In Wirklichkeit traut er
den Projektmitgliedern nicht zu, dass sie Ihre Arbeit in der vereinbarten Zeit erledigen.

Zählt man alle diese Reserven und Zuschläge zusammen, fragt man sich, warum so wenige
Projekte im Zeitplan enden. Die Antwort hierauf sind Studentensyndrom, Multitasking,
Zeitverpuffung, Zeitverzögerungsaddition. Das Studentensyndrom sorgt dafür, dass eine
Arbeit immer auf den letzen Drücker getätigt wird. Multitasking lässt alles später fertig
werden, immer muss der Bearbeiter sich in die aktuelle Aufgabe neu hineindenken.
Das kostet Zeit. Wie oft haben Sie es erlebt, dass jemand Ihnen eine Fertigstellung vor
einem fälligen Termin gemeldet hat? Wertvolle Zeit verpufft. Und zuletzt die tatsächlichen
Zeitüberschreitungen einzelner Projektabschitte, weil es einfach länger dauert. Diese
können nicht mehr eingeholt werden und addieren sich zu einer Gesamtverzögerung, der
nichts in Form von Zeitverkürzungen gegenübersteht. Alles was länger dauert, summiert sich,
alles was kürzer braucht, wird nicht genutzt. Während der Planung ist die Ermittlung von
parallelen Projektschritten zur Projektzeitenverkürzung sinnvoll. Alles was nicht von
einander abhängt, kann zeitgleich erledigt und zu einem vereinbarten Zeitpunkt
zusammengefügt werden. Es lohnt sich, sehr viel Aufmerksamkeit in die Planung
hineinzustecken. Wir unterstützt Sie gern bei Ihren Herauforderungen. Zusammen mit Ihnen
planen und realisieren wir Ihre Projekte. Wir helfen Ihnen bei der Zusammenstellung und
Etablierung Ihres Projekts und Projektteams.